Cách sử dụng phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả


Sự tiến hóa và xu hướng trong ngành khách sạn

Khách sạn là một trong những ngành công nghiệp lâu đời nhất và hàng đầu thế giới. Một lĩnh vực có phần nổi bật nhất về vấn đề nhà ở và điều này bao gồm các việc cung cấp một địa điểm  thoải mái để ở và cũng có thể bao gồm một bữa ăn sáng. Cho đến  nay, người ta vẫn đang tìm kiếm các dịch vụ cơ bản trong lĩnh vực này nhưng lại mong muốn mang lại kinh nghiệm sâu sắc cho mọi người ở các trình độ khác nhau, cũng như các chiến lược và các công nghệ mới cần được khai thác.

Theo một số thông tin nghiên cứu , ngành công nghiệp khách sạn toàn cầu sẽ sản xuất ra khoảng 400 đến 500 tỷ đô la doanh thu mỗi năm. Vì có rất nhiều người tham gia vào ngành công nghiệp này, nó đã trở thành một trong những ngành kinh doanh cạnh tranh nhất hiện nay.

Cách đây vài năm, đối với khách hàng cần đặt phòng khách sạn, họ cần phải gọi trực tiếp đến khách sạn để lấy phòng. Một lựa chọn khác là gọi cho đại lý du lịch và đặt phòng ở các đại lý này, cái đại lý này là những người sẽ không chỉ đặt phòng cho khách hàng mà còn cung cấp các dịch vụ như sắp xếp cho các chuyến bay của hãng hàng không và cho thuê xe hơi cho những người có kế hoạch ở lại trong một thời gian dài. Ngày nay, quá trình được thực hiện đơn giản hơn nhiều trong khi cung cấp cho người tiêu dùng nhiều lựa chọn hơn qua các công nghệ tiến tiến.

Hiện nay, phần lớn du khách sử dụng Internet và điều này đã ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của ngành khách sạn. Nó đã giúp tăng số lượng cá nhân muốn đi du lịch và khám phá thế giới. Bất cứ khi nào mọi người nhìn thấy những hình ảnh nổi bật về những nơi đẹp trên khắp thế giới, họ sẽ tự mình đi du lịch đến đó.

Internet cũng cho phép mọi người dễ dàng so sánh các khách sạn và dịch vụ do các khách sạn khác nhau cung cấp. Do đó, nhiều khách sạn đã sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để quản lý khách sạn của họ

Thiết lập các tiêu chuẩn cao với phần mềm quản lý khách sạn

Mặc dù sử dụng các công cụ quản lý tiên tiến về công nghệ như phần mềm quản lý khách sạn, nhiều cơ sở khách sạn vẫn không thể đi xa. Các dịch vụ phổ biến nhất cung cấp là làm cho khoảng không quảng cáo có sẵn trực tuyến, tích hợp đặt phòng với trang web của họ và phát triển cơ sở dữ liệu email cho khách hàng lặp lại. Các dịch vụ này là hữu ích nhưng có các tính năng mang lại lợi ích khác được cung cấp bởi các công cụ.

Điều quan trọng là phải hiểu rõ cách sử dụng phần mềm quản lý khách sạn và các tính năng của nó để nó có thể được sử dụng có hiệu quả để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Khi bạn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, tất cả các hoạt động quan trọng của doanh nghiệp của bạn sẽ ở trong một nền tảng. Điều này cho phép bạn tối ưu hóa kênh trực tuyến của bạn. Với phần mềm này, bạn có thể quản lý và cập nhật thông tin thời gian thực, do đó, bạn có thể làm rất nhiều việc trong một khoảng thời gian ngắn.

Các tính năng quan trọng và lợi thế của Phần mềm

Dưới đây là một số tính năng hữu ích của phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn vượt qua các khách sạn khác.

1. Tất cả mọi thứ bạn cần trong một màn hình đơn giản và hữu ích

Vai trò của lễ tân không chỉ giới hạn trong việc chào đón khách; Họ có trách nhiệm quan trọng hơn là quản lý tất cả các phòng trong khách sạn. Điều này bao gồm việc giữ vệ sinh, tài khoản và đặt phòng trực tuyến. Chức năng chính của lễ tân là tiếp khách. Sảnh lễ tân của khách sạn là ấn tượng  đầu tiên của khách hàng với khách sạn trở nên dễ chịu và tích cực.

Tất cả các trách nhiệm trước bàn làm việc có thể bị áp đảo, đặc biệt là khi có sự gia tăng số lượng khách. Gánh nặng giám sát tất cả các quy trình này có thể được giảm bớt khi sử dụng phần mềm quản lý có thể tích hợp các chức năng khác nhau trong một nền tảng. Với phần mềm này, bạn có thể bao quát công việc của bạn nhanh chóng.

Một cách để đảm bảo kinh nghiệm khách hàng tích cực là để đảm bảo rằng ngay cả những chi tiết nhỏ nhất của các đặt phòng của họ được cung cấp. Đa số khách hàng ngày nay thích dịch vụ đa dạng. Khi bạn có nhiều khách hàng với các yêu cầu khác nhau, sẽ rất khó để bạn có thể theo dõi những yêu cầu đó. Vì phần mềm này sử dụng một nền tảng cho tất cả dữ liệu khách và khách sạn, nên dễ đáp ứng yêu cầu của họ hơn.

Tính năng lưu kho kết hợp cung cấp một cách để làm cho phần mềm quản lý khách sạn làm việc để lợi thế của bạn. Điều này có nghĩa là tất cả các kênh của bạn đều được kết nối; Do đó, khi một phòng có sẵn, nó sẽ hiển thị trên tất cả các mạng cùng một lúc. Điều này ngăn việc đặt chỗ gấp đôi và tăng cơ hội doanh thu trực tuyến.

Khách muốn dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả và có thể được cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý khách sạn vì các quy trình được tự động hóa trực tuyến. Điều này có nghĩa là lễ tân của bạn có thể dễ dàng xem phòng nào sẵn có để đặt phòng, để trả phòng, và những dịch vụ cần thiết. Bạn có tất cả những thông tin này trong một hệ thống để bạn có thể theo dõi tất cả các hoạt động một cách có tổ chức.

Ngoài nhân viên lễ tân, bạn cũng có thể xem tất cả các hoạt động này bằng cách sử dụng thiết bị di động của mình để bạn sẽ có được hình ảnh về những gì đang xảy ra trong khách sạn của bạn ngay cả khi bạn không ở xung quanh. Bạn có thể xem trực tiếp các đặt phòng và đặt giá cho mỗi phòng. Bạn có thể điều chỉnh giá phòng và tính khả dụng trực tuyến mọi lúc mọi nơi bằng một thiết bị duy nhất. Bởi vì tất cả điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một nền tảng, không có sự nhầm lẫn và không hiệu quả trong dịch vụ cung cấp.

2. Lựa chọn báo cáo phù hợp với nhu cầu của cơ sở

Lượng khách hàng vào và ra khỏi khách sạn không đủ cơ sở để kết luận rằng khách sạn đang có thu nhập. Có những báo cáo quan trọng cần phải được theo dõi hàng ngày để có một cái nhìn tổng thể về tài chính và doanh thu của công ty.

Nhiệm vụ báo cáo và phân tích dữ liệu chủ yếu được giao cho người quản lý khách sạn hoặc quản lý doanh thu. Họ phải theo dõi doanh thu hàng ngày trung bình của khách sạn (ADV) và mức giá năng động của khách sạn hiện tại. Hai báo cáo này sẽ cung cấp cho người quản lý doanh thu dự kiến trong tương lai. Khi hai báo cáo này cho thấy con số giảm, điều này có nghĩa là doanh nghiệp không hoạt động tốt.

Để xác định sự tăng trưởng của khách sạn, cần phải theo dõi các báo cáo như tổng chi phí và doanh thu. Với tất cả các báo cáo quan trọng này, bạn có thể đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến các mục tiêu tài chính. Khi những sai sót được tạo ra trong việc tạo ra các báo cáo, điều này có thể ảnh hưởng lớn đến quyết định của bạn và cuối cùng là tương lai của doanh nghiệp. Vì báo cáo rất quan trọng, bạn nên biết phần mềm quản lý khách sạn nào có thể cung cấp dữ liệu chính xác.

Phần mềm quản lý cho phép báo cáo linh hoạt trong tất cả các khu vực của khách sạn. Tất cả các phòng ban sẽ có báo cáo độc đáo cũng như hỗ trợ có phương pháp từ tiếp thị đến các lĩnh vực kế toán. Báo cáo hoạt động, báo cáo phân tích tài chính và người quản lý có thể dễ dàng thực hiện trong phần mềm.

Báo cáo hoạt động sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng về các thông tin như đến và đi, danh sách khách, sẵn có chi tiết, và khách trong nhà. Phân tích tài chính sẽ cung cấp cho bạn một sự hiểu biết rõ ràng về tất cả các giao dịch hoạt động và tài chính trong khách sạn. Bạn sẽ nhận được một báo cáo chi tiết liên quan đến phân loại thu nhập, số dư thử, giao dịch thu ngân, tiền gửi trước và số dư mở. Báo cáo của Người quản lý cho phép người quản lý lấy dữ liệu về số liệu thống kê, tốc độ và báo cáo sản xuất. 

Nhân khẩu học về Người dùng Phần mềm Quản lý Khách sạn 

Theo một nghiên cứu của eZee Technosys, khoảng 54% người mua phần mềm thuộc các khách sạn nhỏ đến trung bình độc lập. Vì hầu hết mọi người chọn khách sạn độc lập, nhu cầu nâng cao và thích ứng với một công nghệ mới là cần thiết để theo kịp với các đối thủ cạnh tranh khác. Một lý do phổ biến tại sao các cơ sở đang mua phần mềm mới là họ muốn nâng cấp lên một hệ thống mới có đầy đủ các tính năng sẽ không chỉ có lợi cho doanh nghiệp mà còn cho cả khách hàng. Mặc dù một số người mua đã sử dụng phần mềm quản lý nhưng họ vẫn thiếu một số tính năng cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Những người khác đang sử dụng phương pháp thủ công mà là tốn thời gian và dễ bị lỗi. Các tính năng thường được yêu cầu bao gồm khả năng đặt phòng, đặt chỗ trực tuyến, quản lý nội bộ, kế toán, tiếp thị và điểm bán hàng. Thỉnh thoảng yêu cầu các tính năng là tích hợp trang web, bảo trì cơ sở vật chất, thay thế điện thoại di động và tích hợp nhà hàng. Đặt phòng là chức năng trung tâm của phần mềm quản lý khách sạn và 28% người mua muốn tính năng này để họ có thể nhập và chỉnh sửa đặt chỗ dễ dàng. 22% khác muốn có phiếu mua hàng cạnh tranh liên quan đến đặt phòng trực tuyến vì hầu hết các đặt phòng đều được thực hiện trực tuyến. Với những nhân khẩu học này, chúng ta có thể chỉ ra rằng phần mềm quản lý khách sạn rất hữu ích cho các khách sạn nhỏ. Khách sạn cỡ trung với tối đa 50 phòng cũng có thể có được những lợi ích tương tự. Đối với khách sạn có trên 500 giường, họ thường có phần mềm bắt buộc. Do đó, nếu khách sạn của bạn có 10-50 phòng, bạn có thể có quy trình quản lý hiệu quả khi bạn sử dụng phần mềm.

Với nhiều sự lựa chọn, nó có thể được khó khăn để lựa chọn chỉ là một phần mềm quản lý. Tuy nhiên, nếu bạn hiểu sâu sắc về cách hoạt động của công ty bạn và phòng ban khác nhau của nó, bạn sẽ có ý tưởng về những điều cần tìm kiếm trong phần mềm. Xác định tính năng bạn muốn trong phần mềm và mức giá mà bạn sẵn sàng trả. Từ đây, bạn có thể thu hẹp các lựa chọn của mình cho đến khi bạn có thể đưa ra quyết định cuối cùng của mình.


ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 1 THÁNG TRONG 2 PHÚT